Poprawne wyposażenie biura to nie tylko kwestia związana z odpowiednim umeblowaniem przestrzeni przy uwzględnieniu ergonomii stanowisk pracy. Ważne jest także i to by pamiętać o dodatkowym wyposażeniu, które wbrew temu co by się mogło wydawać w znaczącym stopniu wpływanie na to jak funkcjonować będzie biuro. Jakie zatem dodatkowe rozwiązania warto zastosować w biurze by poprawić jego funkcjonowanie? oto kilka podpowiedzi.
Wyposażenie biura
Wyposażenie biura nie jest zbytnio skomplikowaną kwestią. Rozwiązania jakie muszą się znaleźć na stanie pomieszczeń biurowych są dość typowe i powszechnie znane, można by tu wskazać meble biurowe w postaci biurek, krzeseł i regałów na dokumenty jak i sprzęt biurowy dostosowany do specyfiki samego biura. Niemniej warto wspomnieć o tym, że w przypadku tego rodzaju przestrzeni bardzo ważne jest to by elementy te zostały odpowiednio rozplanowane. Według portalu www.e-biurowce.pl ergonomia przestrzeni biurowej jest bardzo ważnym aspektem wpływającym na wydajność pracowników. Dlatego wybierając meble biurowe miejmy na uwadze ich funkcjonalność i to czy można je dostosować do indywidualnych potrzeb pracowników.
Pomocne akcesoria
Na efektowność pracowników biurowych w największym stopniu przekłada się to w jaki sposób rozplanowane zostały biura jak i to w jakiego rodzaju sprzęt zostały one wyposażone. Niemniej odpowiednia ergonomia i nowoczesne rozwiązania techniczne to nie wszytko co powinno znaleźć się na stanie biura. Pamiętajmy także o tak zwanych pomocnych akcesoriach, które mogą ułatwić prace pracowników biurowych. Na podstawie www.corazlepszyportalbiznesowy.pl do jednych z ważniejszych rozwiązań należą artykuły ułatwiające organizacje i archiwizacje dokumentów. Wśród rozwiązań tego typu można by wskazać takie jak:
- pojemniki na dokumenty
- segregatory
- przekładki do segregatorów
- okładki bindowane
- teczki
- aktówki
- skoroszyty
- kartonu archiwizacyjne.
Rozwiązania te z pozory dość proste w dużej mierze wpływają na to jak funkcjonuje biuro. Nie tylko ułatwiają one utrzymanie porządku w biurze, ale także i usprawniają proces odszukiwania potrzebnych dokumentów. Będąc już niejako przy artykułach papierniczych należałoby jeszcze wspomnieć o takim asortymencie jak choćby koperty papierowe, koperty bąbelkowe czy papier ksero. Zapewnienie odpowiedniej ilości artykułów papierowych na stanie biura także przekłada się na jego sprawne funkcjonowanie.
Jak poprawić komunikacje w biurze
Ważnym aspektem działania biura jest także odpowiednia komunikacja, zwłaszcza na linii pracownicy biura -klienci. Jakie rozwiązania mogą pomóc usprawnić komunikacje a przy tym być stosunkowo wygodne i praktyczne? Ciekawym rozwiązaniem jest bezprzewodowy telefon konferencyjny. Telefon ten to poza oczywistym umożliwieniem wszystkim zebranym uczestnictwa w rozmowie ma tę zaletę, że jest mobilny, a dodatkowo nowe modele mają także możliwość podłączenia ich pod telefon komórkowy, dzięki czemu bez względu na warunki można stworzyć na szybko konferencje. W przypadku, gdy konferencje w biurze odbywają się sporadycznie, aby poprawić komunikacje wystarczy takie rozwiązanie jak np. telefony gigaset. Są to bezprzewodowe telefony z niewielkimi wyświetlaczami, rozpoznające rozmówce i umożliwiające zapisanie numerów. Rozwiązanie to usprawnia komunikacje pracowników biura z klientami bez konieczności zapewniania im dostępu do służbowych telefonów komórkowych, co zwykle okazuje się być zdecydowanie droższym rozwiązaniem.
Podniesie komfortu w biurze
W kwestia tak zwanych „pomocnych rozwiązań” warto jeszcze powiedzieć o rozwiązaniach, które w sposób bezpośredni nie przekładają się na działanie biura jednak mają one pozytywne wpływ na komfort pracowników. Pierwszym i najbardziej chyba podstawowym rozwiązaniem, które powinno znaleźć się na stanie biura są dystrybutory wody. Niby rzecz bardzo prosta a w znaczący sposób wpływ na samopoczucie pracowników. Dodatkowo pamiętajmy, że w okresie letnim, kiedy temperatury są wysokie woda do biura obowiązkowo musi trafić i do tego pracodawca zobligowany jest prawnie. Nawiązując już do kwestii temperatur bardzo ważnym aspektem, jeśli chodzi o komfort w biurze jest zapewnienie w nim odpowiedniej jakości powietrze, a co za tym idzie biura powinno być wyposażone w klimatyzacje. Zagwarantowanie optymalnej temperatury jak i wilgotności powietrza wpływa w sposób realny na wydajność pracowników.
Podsumowując
Wyposażając biuro pamiętajmy nie tylko o tych najbardziej podstawowych i potrzebnych rozwiązaniach. Liczmy się z tym, że na to jak działa biuro i jak wydajnie pracują pracownicy przekładają się i te dodatkowe elementy, które z pozoru mogą nie wydawać się nam zbyt istotne.